Faire évoluer son système d’information

Fort d’une expérience de plus de 20 ans de direction des établissements sociaux et médicosociaux, CAPSO s’est intéressé aux systèmes d’information.

L’idée de départ repose sur quelques convictions :

• Les Etablissements sociaux et médicosociaux payent souvent très cher ce type de prestation pour des produits peu adaptés à leur cœur de métier.
• Les acteurs de l’action sociale ne sont pas culturellement enclins à ce changement.
• Les acteurs internes ne sont jamais satisfaits du service et de l’utilité de ces systèmes.
• Nous utilisons tous le numérique dans nos vies personnelles, mais finalement très peu en situation de travail.
• La transformation numérique permet d’envisager des perspectives aux multiples dimensions : observation des publics, aide à la décision stratégique, efficacité opérationnelle, gestion des ressources humaines, contrôle interne, formation professionnelle, participation des usagers, amélioration de la qualité, adaptation à la culture des jeunes professionnel.

L’enjeu devenait donc de nous acculturer à ce champ nouveau pour notre culture professionnelle, et de construire un système adapté à nos métiers :

• En intégrant dans l’organisation de nouveaux types d’expertises.
• En faisant se rencontrer des professionnels de l’action sociale et des ingénieurs réseaux et systèmes, comme des développeurs d’applications.
• En expérimentant les solutions au plus près des métiers de l’intervention pour les valider.
• En créant de toutes pièces un système d’information adapté, issu de la rencontre avec des professionnels de l’action sociale et des professionnels de la digitalisation des organisations.
• En disposant d’un système maîtrisé, nous rendant service pour toutes les dimensions de l’organisation.
• En disposant de nos données tout en les protégeant.
• Développant de nouveaux modes de coopérations avec les jeunes et leurs familles.

Les étapes du projet :

2016

Groupe de travail professionnels action sociale et ingénieurs réseaux et système. Elaboration du schéma directeur du SI.

2017

Mise en œuvre des première briques fonctionnelles du SI : profils utilisateurs, stockage de données, liens internet, GTA, téléphonie mobile, copieurs….Choix des partenaires.

2018

Mise en place du centre de service et de la base de connaissance pour les cadres. Mise en place des cessions utilisateurs pour chaque professionnel de CAPSO. Création des premiers tableaux de bord de pilotage. Création des groupes de travail en worflow et des systèmes de travail à distance. Mise en place des collecteurs de données. Mise en place du système de tickets entre les établissements et les supports du siège social.

2019

Accès au centre de service et à la base de connaissance pour tous. Elaboration des indicateurs de performance. Formation des professionnels à l’utilisation du SI. Mise en place des premiers outils SIRH. 2020 : Mise en place des groupes de travail en workflow pour tous. Mise en place de l’intranet associatif accessible par tous. Création de l’espace CSE sur l’intranet. Montée en charge des outils collaboratifs de travail à distance. Initialisation du dossier unique interopérable et du coffre-fort numérique. Numérisation du processus paye.

2021

Numérisation des tâches récurrentes. Mise en place d’un outil de déclaration et d’analyse des évènements indésirables. Intégration d’outil de travail participatif. Déploiement des tableaux de bord de pilotage finance, GRH, qualité, places disponibles…

Depuis 2019,

CAPSO permet à d’autres acteurs associatifs de développer leur propre système sur la base de son expérience. Cette mission d’intérêt général s’intègre dans le cadre d’un contrat de prestation de DSI partagée, d’aide à l’élaboration du schéma directeur.